Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern die Kosten für einen Umzug lohnsteuerfrei erstatten, wenn der Umzug beruflich veranlasst ist. Ein Umzug ist regelmäßig beruflich veranlasst, wenn ein Arbeitnehmer
Bei Ehegatten werden die Zeiten nicht addiert oder saldiert. Verkürzt sich die Fahrzeit bei einem Ehegatten um mindestens eine Stunde, kann er die Umzugsaufwendungen geltend machen, auch wenn sich für den anderen Ehegatten die Fahrzeit verlängern sollte. Es spielt außerdem keine Rolle, ob die neue Wohnung gemietet wird oder Eigentum ist. Steht fest, dass die arbeitstägliche Fahrzeitersparnis mindestens eine Stunde beträgt, sind private Gründe (z. B. die Gründung eines gemeinsamen Haushalts aus Anlass einer Eheschließung/Begründung einer Lebenspartnerschaft, erhöhter Wohnbedarf wegen der Geburt eines Kindes) unbeachtlich.
Obergrenze für die Kosten, die der Arbeitgeber steuerfrei erstatten kann, sind die Aufwendungen, die der Arbeitnehmer selbst als Werbungskosten abziehen kann. Bei einem beruflich veranlassten Umzug kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die tatsächlichen Umzugskosten bis zur Höhe der Beträge steuerfrei erstatten, die nach dem Bundesumzugskostenrecht höchstens gezahlt werden können. Arbeitgeber können die folgenden Beträge steuerfrei erstatten, wenn und soweit der Arbeitnehmer die Kosten belegmäßig nachweist:
Zusätzlich dürfen die nachfolgenden Pauschalen (gültig ab dem 1.4.2022) erstattet werden:
Wichtig! Kostenerstattungen in Höhe der Pauschbeträge sind grundsätzlich ohne weitere Prüfung als Werbungskosten anzuerkennen. Im Übrigen sind die Umzugskosten nachzuweisen. Der Arbeitgeber sollte vor Zahlung einer steuerfreien Erstattung an den Arbeitnehmer sämtliche Belegnachweise zu den Lohnakten nehmen und aufbewahren. Werden höhere Beträge nachgewiesen, ist zu prüfen, ob und inwieweit diese Aufwendungen Werbungskosten sind oder nicht abziehbare Kosten der Lebensführung darstellen.
Aufwendungen für die Ausstattung der neuen Wohnung, Vorfälligkeitsentschädigungen, Kosten eines Maklers für die Vermittlung von Wohneigentum, Renovierungskosten der neuen Wohnung sowie Abstandszahlungen an den bisherigen Mieter der neuen Wohnung sind nicht beruflich veranlasst.